Je to elektronické podoba poštovní schránky, tedy místo, kam je vám doručována korespondence, ale na rozdíl od běžné schránky se jedná o korespondenci elektronickou. Schránka slouží primárně ke komunikaci s orgány veřejné moci, které mají za povinnost vám veškerou korespondenci (kromě zákonem vyhraněných případů) do schránky dodávat přednostně. Komunikace s orgány veřejné moci je zdarma. Schránku lze samozřejmě využít i pro obchodní, nebo soukromou korespondenci s jinými osobami, které mají schránku zřízenou a to za významně nižších nákladů ve srovnání se zasláním (a také vyhotovením a zabalením) fyzické korespondence.

Datová schránka funguje podobně jako e-mail nicméně s určitými rozdíly. Zprávy vůči právnickým osobám, nebo orgánům veřejné moci nelze adresovat konkrétní osobě. Schránku má daný subjekt zřízenou jednu pro celou organizaci. Lze nicméně vyplnit informaci k rukám jaké osoby je datová zpráva určena. Tím výčet omezení nicméně končí.

Datové zprávy mají vlastní digitální stopu. Je jednoznačně průkazné, kdy byl datová zpráva odeslána (podána), kdy byla dodána do datové schránky příjemce a kdy byla doručena, ať už přečtením příjemcem, nebo například doručením fikcí. Datová zpráva nemusí být podepsána. Funguje tady tzv. fikce podpisu, kdy se má zpráva za podepsanou osobou, která disponuje přístupem k datové schránce s právem odesílat zprávy.

Zde je potřeba zmínit, že některým osobám je datová schránka zřizována zákonem. Od 1. ledna 2023 se okruh těchto osob rozšiřuje na všechny právnické osoby bez výjimky a na všechny podnikající fyzické osoby. Samozřejmostí je, že každý orgán veřejné moci má svoji datovou schránku. Všem osobám, kterým je datová schránka zřízena zákonem, Ministerstvo vnitra ČR (jako správce datových schránek) prostřednictvím své servisní organizace (aktuálně je to Česká pošta s.p.) rozešle doporučeným dopisem přístupové údaje (přihlašovací jméno a iniciační heslo) ke zřízení schránce (zpravidla do 10 dní od jejího zřízení).

Nepodnikající fyzická osoba, tj. občan se může rozhodnout využít benefitů datové schránky a založit si datovou schránku na žádost. Cesty k jejímu založení jsou aktuálně 2. Obě možnosti jsou dobře popsané na portále www.chcidatovku.cz. První možností je fyzická návštěva Czech Pointu. Druhou možností je zřízení datové schránky na základě digitální identifikace např. pomocí bankovní identity, kterou dnes podporuje už většina bank.

Výčet možností, jak se do datové schránky přihlašovat se s jejich narůstající oblibou rozšiřuje. Vedle přihlašovacího jména a hesla jsou to některé z forem e-identity, např. pomocí bankovní identity, mobilním klíčem eGovernmentu, elektronickým občanským průkazem aj.).

V případě používání programu Manažer datových schránek není nutné se ke konkrétní datové schránce pokaždé přihlašovat. Schránku/y si do aplikace navedete a propojíte s informačním systémem datových schránek pouze při prvním použití. Následně již pracujete pouze s přihlašovacími údaji do samotné aplikace.

Datová schránka bude po 1. lednu 2023 automaticky zakládána všem právnickým osobám a všem podnikajícím fyzickým osobám na základě novely zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Povinnost mít zřízenou datovou schránku se tak nevztahuje na nepodnikající fyzické osoby, které si nicméně mohou nechat zřídit datovou schránku ze své vůle.

Stát zřídí každou datovou schránku zdarma bez ohledu na to, jestli je datová schránka zřízena na základě zákona, nebo na základě žádosti občana.

To závisí na způsobu prokázání totožnosti při zakládání datové schránky. Pokud žádáte o zřízení datové schránky přes kontaktní místo Czech Pointu, počítejte s prodlevou zpravidla ne delší než 10 pracovních dní, během kterých vám budou doručovány přihlašovací údaje ke zřízené datové schránce. V případě, že pro založení datové schránky využijete některou z forem elektronické identity, je schránka zřízena v podstatě okamžitě a je rovněž okamžitě přístupná pro přihlášení se do ní pomocí e-identity.