Datová schránka - běžná součást našich životů

Firmy a podnikatelé se začínají intenzivně zajímat o blížící se začátek platnosti zákona, týkající se novinek v oblasti datových schránek. Datové schránky se staly součástí komunikace nejen se státní správou pro mnoho právnických i fyzických osob. A brzy je budeme mít všichni. Proto jsme se rozhodli, shrnout pár užitečných informací.

Datové schránky pro všechny podnikatele? Již brzy

Úřady jsou povinny používat datové schránky v komunikaci s každým, kdo již má zřízenu datovou schránku. Jedná se o státem podporovaný nástroj elektronické komunikace, který je natrhnu již od roku 2009 a za tu dobu jich bylo zřízeno již více než 1,3 milionu. Počet zřizovaných schránek narůstá každým rokem významněji. Podle predikcí by po změnách provedených přijatou zákonnou úpravou mělo v roce 2027 být funkčních více než 5,5 milionu datových schránek.

Co nás opravdu čeká – Velké změny

Změny dorazily s přijatým zákonem č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, a tedy i zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. S účinností od 1. 1. 2023 bude datová schránka automaticky zřizována:

1. Všem právnickým osobám – tedy nejen těm zapsaným v obchodním rejstříku (jak tomu v současné době), ale rovněž osobám zapsaným ve spolkovém či nadačním rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek a obecně prospěšných společností.
2. Všem podnikajícím fyzickým osobám
3. Všem fyzickým osobám, které použijí prostředek „vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace“, tedy například občanský průkaz s čipem, přihlásí se pomocí Národního bodu pro identifikaci a autentizaci (NIA), použijí mobilní klíč eGov nebo bankovní identitu. O zřízení datové schránky budou fyzické osoby informovány NIA a budou si moci datovou schránku deaktivovat (nikoli ovšem zrušit).

Díky stále rostoucímu počtu uživatelů se množí i výhrady proti nedokonalosti některých funkcí datových schránek. Na základě průzkumu skupiny společností ATLAS GROUP s uživatelským prostředím běžných datovek není spokojeno téměř 80 % klientů z celkových více než 200 dotazovaných. Pro běžné uživatele je prostřední často velmi složité a méně přehledné, k dispozici není archivace zpráv (zprávy se po 90 dnech mažou) a zcela postrádají možnost jednoduše přepínat mezi schránkami. U běžné datové schránky se zpráva po otevření okamžitě začne považovat za přijatou a spouští se lhůta na její vyřízení, stejně jako u úředních dopisů doručovaných do vlastních rukou. Tyto nedostatky je možné eliminovat používáním některých komerčních produktů určených ke správě datových schránek. Jedním z těch vysoce kvalitních je Manažer datových schránek online.